Automatisierung
Eine Arbeit, die jede Woche Stunden frisst, läuft danach von selbst. Wir suchen sie, messen sie mit der Stoppuhr, bauen sie weg und messen noch einmal.
- Jemand bei Ihnen überträgt regelmäßig Daten von einem System in ein anderes.
- Dieselbe Mail wird jede Woche in leicht abgewandelter Form geschrieben.
- Sie hören von KI und wissen nicht, was davon bei Ihnen wirklich etwas brächte.
ab 500 €Startpreis für den kleinsten sinnvollen Umfang. Umsatzsteuer wird nach § 19 UStG nicht erhoben, der Betrag ist der Endpreis.
Das kürzeste Modul. Es geht um genau einen Ablauf. Zwei gleichzeitig zu bearbeiten dauert nicht doppelt so lang, sondern länger.
Am wichtigsten: Wir dürfen der Person zusehen, die die Arbeit heute macht. Eine Stunde Zusehen ersetzt drei Stunden Beschreiben.
Die Zeit vorher und die Zeit nachher, beide gemessen. Wenn die Rechnung nicht aufgeht, steht das genauso im Bericht.
Kennen Sie das?
Drei Sätze über Arbeit, die niemand als Arbeit zählt, weil sie sich auf viele kleine Portionen verteilt.
„Das mache ich immer freitags, das dauert nur zwei Stunden.“
Rechnung: Zwei Stunden in der Woche sind rund 100 Stunden im Jahr, also zweieinhalb Arbeitswochen. Für eine Tätigkeit, bei der niemand denken muss.
„Die Zahlen stehen im einen System, ich tippe sie ins andere.“
Meist: Beide Systeme haben eine Schnittstelle, nur hat sie nie jemand verbunden. Abtippen kostet nicht nur Zeit, es bringt auch Tippfehler in Daten, denen später jemand vertraut.
„Wir sollten mal irgendwas mit KI machen.“
Meist: Der Wunsch stimmt, das Ziel fehlt. Wir suchen zuerst den teuersten Handgriff und fragen dann, ob KI dafür das richtige Werkzeug ist. Oft ist es eine schlichte Verbindung zweier Systeme.
Was Sie am Ende in der Hand haben
Sechs Teile. Der erste ist der wertvollste, auch wenn Sie danach nichts bauen lassen: eine ehrliche Landkarte Ihrer wiederkehrenden Arbeit, mit Zeiten daran.
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01
Die Landkarte Ihrer Handgriffe
Wir sehen zwei bis drei Leuten bei der Arbeit zu und schreiben jeden wiederkehrenden Handgriff auf, mit gemessener Dauer und Häufigkeit. Daraus fällt eine Rangliste nach eingesparter Zeit je Aufwand.
Regelmäßig überraschend: Der Handgriff, der oben auf der Liste landet, ist selten der, den man vorher genannt hätte. Es ist fast nie der lästigste, sondern der häufigste.
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02
Die Messung vorher
Bevor irgendetwas gebaut wird, steht eine Zahl fest: wie lange der ausgewählte Ablauf heute dauert, wie oft er vorkommt, und wie oft dabei etwas schiefgeht. Mit der Stoppuhr, nicht aus der Erinnerung.
Warum das zuerst kommt: Ohne Zahl vorher gibt es hinterher nur Eindrücke, und Eindrücke sind nach vier Wochen immer positiv. Die Zahl ist der einzige ehrliche Maßstab.
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03
Der gebaute Ablauf
Die Verbindung selbst: Daten wandern von A nach B, eine Mail entsteht und geht raus, ein Dokument wird erzeugt, ein Eintrag wird angelegt, eine Freigabe wird eingeholt. Läuft nach Zeitplan oder auf Auslöser.
Ein typisches Beispiel: Bestellung kommt herein, Lieferschein und Rechnung entstehen, gehen an Kunde und Steuerbüro, Lagerbestand wird korrigiert, Ausnahme wird gemeldet. Vorher elf Handgriffe, danach keiner.
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04
KI genau dort, wo sie trägt
Wenn Sprache im Spiel ist, hilft sie wirklich: Anfragen einsortieren, aus einer Mail die Bestelldaten herausziehen, Dokumente auslesen, Antwortentwürfe schreiben, lange Texte zusammenfassen. Immer mit einem Menschen, der bestätigt.
Ebenso wichtig, wo nicht: Für feste Regeln und Zahlen ist KI das falsche Werkzeug. Sie ist teurer, langsamer und liegt manchmal daneben, wo eine simple Regel immer richtig liegt.
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05
Fehlerbehandlung und Aufsicht
Was passiert, wenn ein System nicht antwortet, eine Datei fehlt oder ein Wert unsinnig ist? Der Ablauf hält an, meldet sich bei einem Menschen und macht nichts halb. Dazu eine Übersicht, was heute lief und was hängengeblieben ist.
Der Unterschied zur Bastellösung: Eine Automatisierung, die still versagt, ist gefährlicher als gar keine. Man verlässt sich darauf, und niemand merkt drei Wochen lang, dass nichts mehr passiert.
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06
Die Messung nachher und die Übergabe
Nach zwei Wochen Laufzeit messen wir noch einmal, mit derselben Methode. Sie bekommen beide Zahlen, eine Dokumentation, die Zugänge und eine Anleitung, was zu tun ist, wenn etwas hängt.
Auch das kommt vor: Wenn die Ersparnis kleiner ausfällt als geschätzt, steht sie trotzdem so im Bericht. Eine Zahl, die man sich schönrechnet, ist keine Messung mehr.
So sieht die Rechnung aus, mit der wir arbeiten. Sie steht vor dem Bauen fest, nicht danach. Wenn schon auf dem Papier weniger als eine Stunde im Monat herauskommt, raten wir ab: der Ablauf muss auch gepflegt werden, und das kostet ebenfalls Zeit.
Wie die Wochen ablaufen
Vier Wochen, und die erste ist die wichtigste. Wer den falschen Ablauf automatisiert, hat am Ende eine tadellos gebaute Lösung für ein Problem, das keins war.
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Woche 1
Zusehen und messen
Wir sitzen daneben, während die Arbeit gemacht wird, und schreiben mit. Keine Umfrage, kein Workshop: Menschen beschreiben ihre eigene Arbeit systematisch anders, als sie sie tun, und zwar ohne jede Absicht.
Sie stellen zwei bis drei Leute für je zwei Stunden frei und sagen ihnen vorher, dass es nicht um ihre Leistung geht.
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Ende Woche 1
Auswählen
Die Rangliste liegt vor: Handgriff, Häufigkeit, Dauer, geschätzter Bauaufwand. Sie wählen einen aus. Wir empfehlen einen, und wir sagen auch, wenn keiner davon sich rechnet.
Sie nehmen sich 60 Minuten und entscheiden. Genau einen.
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Woche 2 bis 3
Bauen
Verbindungen zu den beteiligten Systemen, die Regeln dazwischen, die Fehlerbehandlung, die Aufsicht. Ab Mitte Woche 2 läuft der Ablauf mit, ohne zu senden: er tut so, als würde er, und protokolliert, was er täte.
Sie besorgen Zugänge zu den beteiligten Systemen und sehen einmal in das Trockenprotokoll.
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Woche 3
Parallelbetrieb
Eine Woche läuft beides: Ihr Mensch macht es wie immer, der Ablauf macht es daneben. Danach vergleichen wir Ergebnis für Ergebnis. Erst wenn die beiden übereinstimmen, geht die Handarbeit weg.
Sie arbeiten eine Woche weiter wie bisher. Das fühlt sich nach doppelter Arbeit an und ist die billigste Versicherung des ganzen Projekts.
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Woche 4
Umschalten, messen, übergeben
Der Ablauf übernimmt. Zwei Wochen später messen wir noch einmal mit derselben Methode und legen die beiden Zahlen nebeneinander. Dazu Dokumentation, Zugänge und eine Anleitung für den Fall, dass etwas hängt.
Sie nehmen sich 60 Minuten für die Einweisung, gemeinsam mit den Leuten aus Woche 1.
Ein Großhändler, 30 Mitarbeiter
Bestellungen kommen per Mail, teils als PDF, teils als Text, teils als Foto eines Faxes. Eine Person überträgt sie in die Warenwirtschaft. So sähe das Projekt aus.
- Woche 1Zusehen bei drei Personen. Auf der Liste standen neun wiederkehrende Handgriffe. Ganz oben landete nicht das Bestellungserfassen, sondern die Rückfrage bei unklarer Artikelnummer: 40 Mal im Monat, je acht Minuten.
- EntscheidungTrotzdem das Bestellungserfassen, weil die Rückfrage danach fast von selbst verschwand: die meisten unklaren Nummern entstanden beim Abtippen.
- GebautMail wird gelesen, Anhang ausgelesen, Artikel und Mengen erkannt, gegen den Katalog geprüft. Klar Erkanntes läuft durch, Unklares landet in einer Liste zur Bestätigung, mit dem Ausschnitt daneben.
- KI genau hierNur für das Auslesen der unterschiedlich aufgebauten Dokumente. Preise, Rabatte und Verfügbarkeit rechnet weiterhin die Warenwirtschaft, denn dabei darf nichts geraten werden.
- GemessenVorher 2:40 Minuten je Bestellung bei rund 700 im Monat. Nachher gehen 71 Prozent ohne Handgriff durch, der Rest braucht im Schnitt 40 Sekunden Bestätigung.
Erfundener Betrieb, echte Art von Projekt. Die 71 Prozent sind erfunden; nicht erfunden ist, dass eine solche Zahl am Ende dasteht und dass sie auch dann dasteht, wenn sie enttäuscht. Ohne Messung vorher gäbe es sie nicht.
Was sich für Sie ändert
- Eine Person ist am Freitag zwei Stunden gebunden, und alle wissen, wer.
- Wenn diese Person krank ist, bleibt die Arbeit liegen oder wird schlechter gemacht.
- Tippfehler wandern in Daten, denen später jemand vertraut.
- Ob KI etwas brächte, ist eine Meinungsfrage.
- Der Ablauf läuft nachts. Freitags steht nur noch die Ausnahmeliste da.
- Urlaub und Krankheit ändern nichts am Durchlauf.
- Was durchläuft, ist gegen die Stammdaten geprüft. Unklares wird angehalten, nicht geraten.
- Ob KI etwas bringt, steht als gemessene Zahl im Bericht.
Die Wörter, die Ihnen sonst begegnen
Rund um Automatisierung und KI wird besonders viel behauptet. Sechs Begriffe, in je zwei Sätzen, damit Sie Angebote auseinanderhalten können.
- Schnittstelle oder API
- Die Tür, durch die zwei Programme miteinander reden. Fragen Sie bei jeder Software, die Sie kaufen, ob es eine gibt: ohne sie bleibt Ihnen später nur Abtippen.
- Workflow-Automation
- Feste Regeln nach dem Muster „wenn dies passiert, dann tue jenes“. Braucht keine KI, ist billiger, schneller und immer nachvollziehbar, und deckt den größeren Teil der Fälle ab.
- KI oder LLM
- Ein Programm, das Sprache versteht und erzeugt. Stark bei unstrukturiertem Text und Dokumenten, schwach bei allem, was exakt stimmen muss, denn es rechnet nicht, es schätzt.
- Mensch in der Schleife
- Eine Stelle im Ablauf, an der ein Mensch bestätigt, bevor es weitergeht. Überall dort Pflicht, wo ein Fehler Geld, Vertrauen oder Rechtsfolgen kostet.
- Trockenlauf
- Der Ablauf läuft vollständig mit, sendet und speichert aber nichts, sondern protokolliert nur, was er täte. Die einzige gefahrlose Art, eine Automatisierung an echten Daten zu prüfen.
- Idempotent
- Sperrig, aber wichtig: Derselbe Vorgang darf zweimal ankommen, ohne doppelt zu wirken. Ohne das erzeugt eine wiederholte Mail zwei Rechnungen, und das merkt zuerst Ihr Kunde.
Was uns davor meistens gefragt wird
Verliert dann jemand seine Arbeit?
In den Fällen, die wir bearbeiten, geht es um Handgriffe, für die niemand eingestellt wurde: abtippen, umkopieren, nachfragen, dieselbe Mail neu schreiben. Was frei wird, sind Stunden, nicht Stellen.
Wichtiger für den Erfolg: Sagen Sie den Beteiligten vorher, worum es geht. Wer befürchtet, sich wegzurationalisieren, zeigt uns in Woche 1 nicht, wie die Arbeit wirklich läuft, und dann bauen wir am Falschen.
Unsere Systeme sind alt. Geht das überhaupt?
Meistens ja. Wenn es keine Schnittstelle gibt, bleiben Datei-Export und -Import, Datenbankzugriff, E-Mail als Träger oder im Notfall Bedienung der Oberfläche durch ein Programm. Letzteres ist der unschönste Weg und funktioniert.
Was wirklich blockiert, ist selten die Technik. Es ist ein Anbieter, der den Zugriff auf Ihre eigenen Daten vertraglich verbietet. Das prüfen wir in Woche 1 mit.
Was passiert mit unseren Daten, wenn KI im Spiel ist?
Wir wählen die Verarbeitung so, dass Ihre Daten in der EU bleiben und nicht zum Training fremder Modelle verwendet werden. Beides ist vertraglich zusicherbar und wird vorher schriftlich festgehalten.
Wenn Ihre Daten besonders heikel sind, geht auch ein Modell auf eigener Hardware. Das ist aufwendiger und für manche Betriebe die einzig richtige Antwort.
Was, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Dafür gibt es drei Sicherungen: Der Ablauf hält bei allem an, was er nicht sicher versteht, statt zu raten. Er meldet sich bei einem Menschen. Und in der Woche des Parallelbetriebs läuft die Handarbeit daneben weiter, bis beide Ergebnisse übereinstimmen.
Dazu ein vollständiges Protokoll. Wenn doch etwas schiefgeht, sehen Sie hinterher genau, was der Ablauf gesehen und entschieden hat.
Können wir gleich mehrere Abläufe automatisieren?
Können ja, empfehlen nein. Zwei gleichzeitig dauern nicht doppelt so lang, sondern deutlich länger, weil sich Fehler vermischen und niemand mehr weiß, welche Änderung was bewirkt hat.
Der übliche Weg ist: einer, gemessen, dann der nächste. Der zweite geht dann meist schneller, weil die Verbindungen zu Ihren Systemen schon stehen.
Wer macht die Arbeit?
Ebene Sieben ist ein Einzelunternehmen. Sie sprechen mit der Person, die auch baut, und nicht mit einem Vertrieb, der die Aufgabe danach weiterreicht. Was auf dieser Seite steht, ist von derselben Hand geschrieben und gebaut.
Das hat zwei Seiten, und beide sollten Sie kennen. Absprachen gehen ohne Umweg, es gehen keine Informationen bei einer Übergabe verloren, und Sie bekommen immer dieselbe Person ans Telefon. Dafür können nicht beliebig viele Projekte gleichzeitig laufen. Wenn ein Termin nicht zu halten ist, sagen wir das vorher, statt ihn zuzusagen und zu reißen.
Was kostet das?
Eine Automatisierung beginnt bei 500 €. Das ist der Startpreis für einen Ablauf zwischen zwei Systemen, die beide eine brauchbare Schnittstelle haben. Nach oben geht es mit jedem weiteren beteiligten System und damit, wie zugänglich es ist: ein Programm ohne Schnittstelle macht mehr Arbeit als der ganze Rest zusammen. Umsatzsteuer wird nach § 19 UStG nicht erhoben, der Betrag ist also der Endpreis. Schicken Sie die Anfrage ab, dann bekommen Sie innerhalb von zwei Werktagen eine Einschätzung zu Umfang, Zeitrahmen und Betrag.
Dieses Modul ist das einzige, bei dem sich der Rahmen einigermaßen zuverlässig gegenrechnen lässt: eingesparte Stunden mal Stundensatz. Die Rechnung machen wir mit Ihnen, bevor Sie entscheiden, und sie fällt nicht immer für uns aus.
Dann ist es vielleicht eher das hier
Sagen Sie uns, was jede Woche wiederkommt.
Vier Fragen, zwei Minuten. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen mit einer Einschätzung zu Umfang und Zeitrahmen. Das ist noch kein Auftrag.