Kundenportal
Ein geschützter Bereich, in dem Ihre Kunden oder Ihr Team alles finden, was heute per E-Mail hin und her geht. Nach vier bis acht Wochen läuft es wirklich, mit echten Daten und echten Leuten.
- Ihre Kunden fragen ständig nach Ständen, Unterlagen oder Terminen, die Sie längst geschickt haben.
- Ihr Team sucht Dateien in Mailanhängen und weiß nie, welche Fassung gilt.
- Sie haben eine Idee für ein internes Werkzeug und wollen sehen, ob sie trägt, bevor Sie groß bauen.
ab 500 €Startpreis für den kleinsten sinnvollen Umfang. Umsatzsteuer wird nach § 19 UStG nicht erhoben, der Betrag ist der Endpreis.
Bewusst kurz. Ein Portal, das ein halbes Jahr gebaut wird, bevor es jemand benutzt, wird am Bedarf vorbeigebaut.
Jede Woche eine Vorführung des aktuellen Stands, an der Sie teilnehmen. Ab Woche 3 mit zwei bis drei Leuten, die es später wirklich benutzen.
Kein Klickmuster und keine Bildstrecke. Ein Portal mit Login, echten Daten, Rechten und Protokoll, das eine kleine Gruppe im Alltag benutzen kann.
Kennen Sie das?
Drei Sätze aus Betrieben, die alles Nötige längst haben, nur eben verstreut über Postfächer, Ordner und Köpfe.
„Der Kunde fragt zum dritten Mal nach dem Stand, obwohl ich ihm geschrieben habe.“
Meist: Die Antwort steckt in einer Mail von vor drei Wochen, hinter zwei Weiterleitungen. Was nicht an einem Ort steht, an den man zurückkehren kann, gilt als nicht gesagt.
„Wir arbeiten an drei verschiedenen Fassungen derselben Datei.“
Meist: Die Datei ist über Anhänge gewandert und hat sich unterwegs geteilt. Ein Ort mit einer aktuellen Fassung löst das, ein Ordner mit Dateinamen wie „final_v3_neu“ nicht.
„Ich weiß nicht, ob sich das lohnt, bevor ich es nicht ausprobiert habe.“
Meist: Richtig, und genau dafür ist dieses Modul gedacht. Vier bis acht Wochen bis zu etwas Benutzbarem statt sechs Monate bis zu etwas Vollständigem.
Was Sie am Ende in der Hand haben
Sieben Teile. Die Punkte 05 und 06 sind der Grund, warum das hier eine erste Version ist und kein Klickmuster: Rechte und Protokoll baut niemand in eine Attrappe ein.
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01
Anmeldung und Konten
Ein echter Login mit Passwort, Zurücksetzen per Mail, Einladung neuer Nutzer und, wenn gewünscht, zweitem Faktor. Auf Wunsch auch Anmeldung über Ihr vorhandenes Firmenkonto, etwa Microsoft oder Google.
Nicht verhandelbar: Passwörter werden verschlüsselt abgelegt, Sitzungen laufen ab, und Fehlversuche werden gebremst. Das ist der Teil, den man in einem Prototyp gern weglässt und der genau deshalb nachher fehlt.
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02
Die Übersicht
Der erste Bildschirm nach dem Anmelden. Er beantwortet in fünf Sekunden: Wo stehen meine Vorgänge, was ist neu, was wartet auf mich? Alles andere ist einen Klick entfernt.
Die Prüffrage: Wenn jemand sich anmeldet und danach erst suchen muss, ist die Übersicht falsch gebaut. Wir prüfen das mit echten Leuten, nicht im eigenen Kopf.
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03
Ihre Vorgänge
Das, worum es bei Ihnen geht: Projekte, Aufträge, Anlagen, Verträge, Fälle, Schulungen. Mit Zustand, Verlauf, Verantwortlichen und Terminen. Diesen Teil bauen wir vollständig auf Ihre Wörter, nicht auf Standardbegriffe.
Konkret: Wenn Ihre Leute „Baustelle“ sagen, heißt es im Portal „Baustelle“ und nicht „Projekt“. Klingt nach einer Kleinigkeit und entscheidet darüber, ob es benutzt wird.
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04
Dateien und Nachrichten
Unterlagen hochladen, ansehen, ersetzen, mit sichtbarem Fassungsverlauf. Dazu ein Nachrichtenfaden je Vorgang, damit die Absprache dort steht, wo die Sache steht, und nicht in einem Postfach.
Der Effekt: „Welche Fassung gilt?“ hört auf, eine Frage zu sein. Die oberste gilt, und darunter steht, wer wann welche ersetzt hat.
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05
Rollen und Rechte
Wer darf was sehen, wer darf ändern, wer darf freigeben. Mindestens drei Rollen, meist Kunde, Mitarbeiter und Verwaltung. Geprüft wird auf dem Server, nicht nur in der Oberfläche.
Warum das hier steht: Ein Portal ohne saubere Rechte kann Kunde A die Unterlagen von Kunde B zeigen. Das ist kein Schönheitsfehler, das ist ein meldepflichtiger Vorfall.
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06
Protokoll und Datenschutz
Wer hat wann was geändert oder heruntergeladen. Dazu Löschfristen, Auskunft und Export, damit Sie eine Anfrage nach Artikel 15 oder 17 DSGVO beantworten können, ohne in der Datenbank zu suchen.
Praktischer Nebeneffekt: Die häufigste Frage an ein Portal ist nicht „wo ist die Datei“, sondern „wer hat das geändert“. Das Protokoll beantwortet beide.
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07
Die Entscheidungsgrundlage
Am Ende steht eine kurze Bilanz: Was wurde in den Wochen benutzt, was nicht, wo hakte es, und was würde eine ausgebaute Fassung kosten. Mit einer klaren Empfehlung, auch wenn die „nicht weiterbauen“ lautet.
Kommt vor: Manchmal zeigt die erste Version, dass drei Viertel des geplanten Umfangs niemand braucht. Das ist ein gutes Ergebnis, und es ist billiger als die Erkenntnis nach sechs Monaten.
- Der Stand steht in einer Mail von vor drei Wochen.
- Die Unterlagen liegen als Anhang, in drei Fassungen.
- Der Termin steht in einem Kalender, den der Kunde nicht sieht.
- Die Freigabe kam telefonisch und ist nirgends festgehalten.
- Wer was geändert hat, weiß nur, wer dabei war.
- Der Stand steht im Vorgang, mit Datum und Verantwortlichem.
- Eine Datei, oberste Fassung gilt, Verlauf darunter sichtbar.
- Termine hängen am Vorgang und sind für beide Seiten sichtbar.
- Freigaben sind ein Klick, mit Name, Uhrzeit und Wortlaut.
- Das Protokoll beantwortet die Frage, ohne dass jemand sich erinnern muss.
Ein gebautes Kundenportal, hier auf dieser Website
Der Kundenbereich dieser Seite ist genau so ein Portal: sechs Ansichten, ein Projekt vom Zuschnitt bis zum Livegang, mit Phasenband, Freigaben, Dateien und Nachrichtenfaden. Sie können darin herumklicken.
Die Daten darin sind erfunden, das Projekt gibt es nicht. Gebaut ist alles echt: die Seitenspalte schaltet wirklich, die Ansichten sind wirklich da.
Kundenbereich öffnenWie die Wochen ablaufen
Anders als in den anderen Modulen sehen Sie hier ab Woche 2 jede Woche etwas Laufendes. Das ist der ganze Sinn: früh anfassen, früh widersprechen.
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Woche 1
Zuschneiden
Wir schreiben auf, was das Portal können soll, und streichen dann gemeinsam die Hälfte. Übrig bleibt der eine Ablauf, der am meisten weh tut. Nur der wird gebaut.
Sie nehmen sich 90 Minuten und bringen jemanden mit, der den Ablauf täglich macht, nicht nur verantwortet.
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Woche 2
Gerüst und Anmeldung
Login, Rollen, Datenmodell, der erste Bildschirm. Ab jetzt gibt es eine Adresse, unter der Sie sich anmelden können. Es sieht noch nach wenig aus und ist der Teil, auf dem alles steht.
Sie melden sich an und benennen die Leute, die ab Woche 3 mittesten.
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Woche 3 bis 5
Der Ablauf, Runde für Runde
Jede Woche kommt ein Stück dazu, jede Woche eine Vorführung von 60 Minuten. Was in der Vorführung nicht überzeugt, wird in der Folgewoche geändert. Was niemand anfasst, wird gestrichen.
Sie nehmen wöchentlich 60 Minuten teil, mit zwei bis drei echten Nutzern. Das ist der Termin, an dem das Projekt gelingt oder scheitert.
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Woche 6
Echte Daten
Bis hierhin lief alles auf erfundenen Daten. Jetzt kommen Ihre echten hinein, und erfahrungsgemäß fällt genau dabei auf, was das Modell noch nicht abbildet: Sonderfälle, alte Vorgänge, Namen mit Umlauten und Schrägstrichen.
Sie liefern einen echten Auszug Ihrer Daten, gern mit den unangenehmen Fällen darin.
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Woche 7
Sicherheit und Datenschutz
Rechte werden von außen geprüft, nicht nur behauptet: Wir versuchen mit einem Kundenkonto an fremde Daten zu kommen. Dazu Löschfristen, Auskunft, Export, Verschlüsselung und ein Verzeichnis der Verarbeitungen.
Sie müssen nichts tun. Falls es einen Datenschutzbeauftragten gibt, ist dies der richtige Zeitpunkt für ein Gespräch.
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Woche 8
Übergabe und Bilanz
Einweisung, Zugänge, Dokumentation. Dazu die Bilanz: was benutzt wurde, was nicht, und was ein Ausbau bedeuten würde. Mit einer Empfehlung, die auch „lassen Sie es dabei“ lauten kann.
Sie nehmen sich zwei Stunden, gemeinsam mit den Testnutzern.
Ein Sachverständigenbüro, 12 Mitarbeiter
Erstellt Gutachten für Versicherungen und Privatkunden. Jeder Vorgang bringt Fotos, Berichte, Rückfragen und Freigaben mit, und alles läuft über Mail. So sähe das Projekt aus.
- AusgangslageRund 60 laufende Vorgänge. Gemessen: 40 Prozent aller eingehenden Mails waren Nachfragen nach einem Stand oder nach einer Datei, die schon verschickt worden war.
- ZuschnittAuf der Wunschliste standen elf Funktionen, darunter Terminplanung, Rechnungsstellung und eine App. Gebaut wurde eine: der Vorgang mit Stand, Dateien und Freigabe. Alles andere wurde vertagt.
- Woche 4In der Vorführung fiel auf, dass Kunden nicht nach dem Stand fragen, sondern nach dem Termin. Die Übersicht wurde umgebaut: Termin nach oben, Stand darunter. Zwei Stunden Arbeit, weil es früh auffiel.
- Woche 6Mit echten Daten zeigte sich, dass ein Vorgang mehrere Auftraggeber haben kann, Versicherung und Eigentümer. Das Rechtemodell musste erweitert werden. In Woche 6 gefunden statt nach dem Livegang.
- BilanzEmpfehlung: ausbauen, aber nur um zwei der elf ursprünglichen Punkte. Neun hatte in acht Wochen niemand vermisst.
Erfundenes Büro, echte Art von Projekt. Die genannten Zahlen sind erfunden; was nicht erfunden ist, ist das Muster: Die wichtigste Erkenntnis kommt nicht aus dem Zuschnitt, sondern aus der ersten Woche mit echten Daten und echten Leuten.
Was sich für Sie ändert
- Der Stand eines Vorgangs steht in einem Postfach, und zwar in einem bestimmten.
- Urlaub oder Krankheit einer Person legt den Zugriff auf ihre Vorgänge lahm.
- Kunden fragen nach, weil sie nirgends selbst nachsehen können.
- Ob eine Idee trägt, weiß man nach einem halben Jahr Bauzeit.
- Der Stand steht am Vorgang, sichtbar für alle, die ihn sehen dürfen.
- Vertretung ist eine Frage von Rechten, nicht von Postfachzugriff.
- Kunden sehen selbst nach. Die Nachfragen werden weniger, nicht schöner.
- Nach vier bis acht Wochen wissen Sie es, an etwas Laufendem statt an einer Folie.
Die Wörter, die Ihnen sonst begegnen
Bei Portalen und Prototypen wird besonders viel Englisch geredet. Sechs Begriffe, in je zwei Sätzen.
- MVP oder erste Version
- Die kleinste Fassung, die jemand im Alltag wirklich benutzen kann. Nicht eine halbfertige große Version, sondern eine vollständige kleine, und der Unterschied ist der ganze Punkt.
- Prototyp
- Wird oft für zwei sehr verschiedene Dinge benutzt: für ein Klickmuster ohne Funktion und für eine lauffähige erste Version. Fragen Sie in jedem Angebot nach, welches von beiden gemeint ist.
- Rollen und Berechtigungen
- Die Regel, wer was sehen und ändern darf. Entscheidend ist, dass sie auf dem Server geprüft wird: eine Schaltfläche auszublenden ist keine Sicherung, sondern nur eine Höflichkeit.
- SSO
- Anmeldung mit einem Konto, das Sie schon haben, etwa Microsoft oder Google. Bequem für Ihr Team und ein Sicherheitsgewinn, weil Sie Zugänge an einer Stelle entziehen können.
- Audit-Log oder Protokoll
- Die Aufzeichnung, wer wann was getan hat. Braucht man seltener, als man denkt, und wenn man es braucht, gibt es keinen Ersatz dafür.
- Auftragsverarbeitung
- Der Vertrag, den Sie mit jedem brauchen, der in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, auch mit uns und mit Ihrem Hoster. Gehört vor den Livegang, nicht danach.
Was uns davor meistens gefragt wird
Ist das eine Attrappe oder läuft das wirklich?
Es läuft wirklich. Echter Login, echte Datenbank, echte Rechte, echte Dateien. Eine kleine Gruppe kann damit im Alltag arbeiten, und genau das soll sie auch, denn nur so erfahren Sie etwas.
Was es nicht ist: fertig für hundert gleichzeitige Nutzer und für jeden Sonderfall. Was dafür noch fehlt, steht am Ende in der Bilanz, benannt und geschätzt.
Kann ich damit danach einfach weiterarbeiten?
Ja. Es wird kein Wegwerfcode gebaut. Der Ausbau setzt auf dem auf, was da ist, und die Entscheidungen der ersten Wochen sind so getroffen, dass sie einen Ausbau nicht blockieren.
Wenn wir unterwegs etwas absichtlich vereinfachen, sagen wir es und schreiben es in die Bilanz. Sie sollen nicht in einem Jahr auf eine Abkürzung stoßen, von der Sie nichts wussten.
Was ist mit dem Datenschutz?
Von Anfang an dabei und nicht am Ende drübergestreut: Daten liegen auf Servern in Deutschland oder der EU, Verbindungen sind verschlüsselt, Passwörter werden gehasht, Rechte werden auf dem Server geprüft, und es gibt Löschfristen, Auskunft und Export.
Sie bekommen die Angaben, die Sie für Ihr Verarbeitungsverzeichnis brauchen, und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides gehört vor den Livegang.
Muss es mit unseren bestehenden Systemen sprechen?
In der ersten Version möglichst nicht. Anbindungen sind aufwendig und lenken von der Frage ab, die diese Wochen beantworten sollen: Trägt der Ablauf überhaupt?
Wenn eine Anbindung unverzichtbar ist, weil ohne sie niemand testen kann, nehmen wir genau eine mit hinein. Alle weiteren gehören in den Ausbau.
Und wenn sich zeigt, dass es nichts bringt?
Dann steht das in der Bilanz, und das ist ein vollwertiges Ergebnis. Sie haben in wenigen Wochen sicher erfahren, was sonst nach einem halben Jahr Bauzeit aufgefallen wäre, und behalten trotzdem die Analyse Ihres Ablaufs.
In der Praxis ist der häufigere Ausgang nicht „bringt nichts“, sondern „bringt etwas anderes als gedacht“. Auch das ist leichter zu handhaben, wenn man es früh weiß.
Wer macht die Arbeit?
Ebene Sieben ist ein Einzelunternehmen. Sie sprechen mit der Person, die auch baut, und nicht mit einem Vertrieb, der die Aufgabe danach weiterreicht. Was auf dieser Seite steht, ist von derselben Hand geschrieben und gebaut.
Das hat zwei Seiten, und beide sollten Sie kennen. Absprachen gehen ohne Umweg, es gehen keine Informationen bei einer Übergabe verloren, und Sie bekommen immer dieselbe Person ans Telefon. Dafür können nicht beliebig viele Projekte gleichzeitig laufen. Wenn ein Termin nicht zu halten ist, sagen wir das vorher, statt ihn zuzusagen und zu reißen.
Was kostet das?
Ein Kundenportal beginnt bei 500 €. Das ist der Startpreis für eine erste Version mit einer Rolle, einem Login und den Unterlagen, nach denen Ihre Kunden am häufigsten fragen. Nach oben geht es mit jeder weiteren Rolle, mit jeder Anbindung an ein vorhandenes System und damit, wie sauber Ihre bestehenden Daten sind. Umsatzsteuer wird nach § 19 UStG nicht erhoben, der Betrag ist also der Endpreis. Schicken Sie die Anfrage ab, dann bekommen Sie innerhalb von zwei Werktagen eine Einschätzung zu Umfang, Zeitrahmen und Betrag.
Dann ist es vielleicht eher das hier
Beschreiben Sie uns den Ablauf.
Vier Fragen, zwei Minuten. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen mit einer Einschätzung zu Umfang und Zeitrahmen. Das ist noch kein Auftrag.